التدقيق والمراجعة

  الوظيفة: مهام رئيس قسم المراجعة والتدقيق .

  المرجعية: مدير إدارة المستودعات – نائب مدير إدارة المستودعات – رئيس قسم التدقيق .

• تدقيق مستندات المعاملة من حيث اكتمالها أو نقصها.
• التأكد من أن مستندات المعاملة أصول وليست صور.
• التأكد من وسيلة صرف تلك المستندات (عقد , خطاب تعميد , عهده , بحث)
• التأكد من أن القيم الإفرادية تطابق القيم الإجمالية في الفاتورة.
• التأكد من تطابق خطاب التعميد مع الفواتير من حيث المسميات والكميات والقيمة.
• التأكد من مطابقة ما هو موجود في محضر الفحص والمعاينة مع الفواتير المرفقة بالمعاملة.
•  التأكد من أن الجهة قامت بتعبئة النماذج المستودعية بالطريقة السليمة.
•  تدقيق المعاملة قبل إعادتها للجهة التي تقوم بصرفها.
• توزيع مستندات المعاملة.

  إجراءات تعبئة محاضر الفحص والمعاينة ومحاضر الاستلام وطلب صرف المواد ومستند الإرجاع :

1. 1    الشروط الواجب توفرها بالمعاملة سو (تأمين مباشر , عهده , تعميد , عقد , مشروع):

1.  أن تكون أصل وليس صورة
2.  أن تكون فاتورة رسمية بحيث يكون عليها اسم المحل ولا يقبل الشريط .
3. أن تكون الأصناف باللغة العربية وموضحة الكمية وسعر الوحدة ومجموع القيمة
4. أن تكون معنونه باسم الجامعة أو باسم الجهة المستفيدة .
5. أ ن تكون عليها التاريخ الهجري
6. أن تكون المبلغ بالريال السعودي وإذا كان بالعملة الأجنبية يتم تحويلها للريال السعودي

1. 2.    طريقة تعبئة محاضر الفحص والمعاينة :

1. يتم نقل كل صنف من الفاتورة إلى محضر الفحص والمعاينة .
2. يتم جمع المحاضر ووضع المجموع مع تفقيط المبالغ .
3. يتم تدوين تاريخ الاستلام على محضر الفحص والمعاينة
4. يتم استكمال الأسماء وتوقيع الأعضاء المستلمة + توقيع رئيس اللجنة مع كتابة اسمه .

1.   3. طريقة تعبئة محاضر الاستلام نموذج رقم (3) :

1. يتم نقل كل صنف من محاضر الفحص والمعاينة على محضر الاستلام .
2. عدم تدوين الأجور مثل غسيل السيارات أجور النقل أو الفك أو رسوم البريد أو صيانة أو التصوير أو التجليد أو التحميض ...........الخ على محاضر الاستلام .
3. عدم استخدام المزيل .
4. عدم تمزيق المحاضر أو إتلافها بل إعادتها لإدارة المستودعات وذلك بعد إلغائها إذا كان المحضر لا يصلح للاستخدام لكثرة الأخطاء بل يتم إلغائه بوضع خطين متوازين بالخط الأحمر ويكتب ملغي ويوضح سبب إلغائه .
5. عند حدوث أي خطاء في التعبئة أو إلغاء بند أو تعديل بند يتم شطبه ويوقع الموظف المختص ورئيس اللجنة أمام التعديل .
6. تعبئة جميع الحقول الجزء العلوي والجزء السفلي .
7. تدوين تاريخ الاستلام كما هو مدون على محضر الفحص والمعينة وهذا التاريخ الذي يقوم بتدوينه هي الجهة المستفيدة .
8. في خانه المستلم الشخصي الذي يوقع بالاستلام لا يحق له أن يوقع في خانة العضو الفني .
9. إذا فقد المحضر في الجهة المستفيدة لا يتم استبدال المحضر الأبعد عمل محضر تحقيق عن كيفية فقدان المحضر ويتم التحقيق مع المتسبب في فقدان المحضر ويوضح سبب الفقدان ويتم التعهد بعد استخدام المحضر إذا وجد بل يتم إعادته للإدارة المستودعات .

4. طريقة تعبئة طلب صرف المواد نموذج رقم (7) :

1. يتم تسجيل الأصناف المستديمة والثابتة مثل جهاز الكمبيوتر أو الفاكس أو المكاتب أو الكراسي ...الخ .
2. يتم توصيف كامل على طلب صرف المواد موضح العدد وسعر الوحدة والكمية .
3. تدوين اسم المستلم بالكامل ثلاثي أو رباعي مع تدوين الرقم الوظيفي .